GestioERP · Manual de módulo
Tu cliente entra con un enlace, ve tu catálogo con sus precios y monta el pedido él mismo, cuando le va bien. Sin registro, sin contraseñas y sin pagar nada online.
Este documento sirve a dos personas que no necesitan lo mismo, y por eso está partido en dos mitades:
Decides qué se publica, con qué precios y quién entra. Son los apartados 1 a 7, más la puesta en marcha del 16.
Es el cliente que hace el pedido. Empieza en el apartado 8 y está escrita para enviarla o imprimirla tal cual, sin necesidad de leer nada de lo anterior.
Todo lo que se cuenta aquí es lo que el módulo hace hoy, comprobado contra el código. Al final hay una lista honesta de lo que no hace, para que nadie prometa de más.
Un recogedor de pedidos para los clientes de siempre. No es una tienda online, y la diferencia no es un matiz: explica todas las decisiones del módulo.
Una tienda online vende a desconocidos, y por eso necesita registro, carrito con caducidad, pasarela de pago, stock en tiempo real y política de devoluciones. Aquí no hace falta nada de eso, porque quien entra ya es tu cliente: tiene precios pactados, condiciones de pago y te compra cada semana. Lo único que se le quiere ahorrar es la llamada.
| Sí hace | No hace |
|---|---|
| Enseña tu catálogo con fotos, buscador y filtros | No cobra: no hay pasarela de pago |
| Muestra a cada cliente su precio, no una lista pública | No vende a desconocidos: hace falta enlace |
| Guarda el carro indefinidamente | No promete stock ni fecha de entrega |
| Genera un pedido dentro de tu ERP | No sustituye tu circuito de albarán y factura |
De ahí sale la idea más importante del módulo, y conviene decirla clara a los clientes desde el primer día: el pedido que entra no está aceptado. Llega a tu ERP como un pedido más —con la observación «pendiente de revisar y confirmar»— y tú decides qué sirves, cuándo y en qué condiciones. El portal recoge la intención del cliente; no compromete a nadie.
Antes de explicar botones conviene entender qué mejora, porque es justo lo que hay que contarle al cliente para que lo use.
El cliente llama, o manda un audio, o una foto de una libreta. Alguien lo apunta. Se pregunta dos veces cómo se llamaba aquel artículo. Se teclea la referencia. A veces se equivoca la cantidad, o el precio, o se pide algo que ya no se trabaja. Y todo eso ocurre en horario de oficina, interrumpiendo a quien está preparando pedidos.
Y hay un efecto secundario que suele sorprender: como el carro no caduca, el cliente va apuntando durante la semana en lugar de hacer la lista de golpe. Eso da pedidos más completos, porque apunta en el momento en que se le acaba el género y no cuando intenta acordarse.
El argumento para convencer a un cliente reticente: no es «ahora tienes que usar una web». Es «puedes ir apuntando lo que te falta cuando lo veas, y mandarlo cuando quieras, y ya no hace falta que me pilles por teléfono». El portal no le quita el teléfono: se lo ahorra.
No hay usuarios ni contraseñas. Cada persona que va a pedir recibe un enlace propio con una clave larga dentro:
https://tuempresa.gestioerp.com/WebPortal?token=d93965d512e4745281a08150491ced49
Ese enlace lleva asociado un cliente. Quien lo abre entra directamente y ve el catálogo con los precios de ese cliente. No hay pantalla de acceso, ni correo de confirmación, ni «he olvidado mi contraseña». Se manda por WhatsApp y funciona.
Es deliberado. Una contraseña más es una barrera más, y la experiencia dice que el cliente que tiene que recordar una clave acaba volviendo al teléfono. Como el portal no permite hacer nada irreversible —no cobra, no cambia datos del cliente, no confirma nada—, el riesgo de que el enlace circule es bajo: lo peor que puede pasar es que alguien vea los precios de ese cliente.
Esto importa más de lo que parece, y es la decisión que peor se toma al empezar. Un centro de jardinería puede tener al encargado de planta y al de complementos pidiendo cada uno lo suyo. Si le das un enlace a cada uno:
Si les das uno solo compartido, los dos escriben en la misma lista y se estorban. Para no perderte, cada enlace tiene una descripción: escribe ahí de quién es («Juan – planta», «Marta – complementos»).
En la ficha del enlace tienes la pestaña Compartir, con el enlace listo para copiar, un botón de WhatsApp y otro de correo que ya sale relleno con el mensaje y con el email del cliente. No hace falta construir nada a mano.
En Administración → Enlaces de portal web desmarcas Activo y ese enlace deja de funcionar al instante. No hay que avisar a nadie ni cambiar nada más.
Un artículo aparece si cumple las tres condiciones a la vez. Con que falle una, no sale:
Gracias a eso puedes tener 8.000 artículos en el ERP y publicar solo los 3.000 que quieres que te pidan por web. Lo que no publicas sigue existiendo, facturándose y saliendo en tus informes: simplemente no se ve desde fuera.
Los artículos nuevos nacen NO visibles, a propósito: nada se publica solo. Eres tú quien decide cuándo sale al portal.
Hay un cuarto interruptor, «Se puede pedir» (al marcar «Visible» viene ya activado). Un artículo visible pero no pedible se ve en el catálogo, con su foto y su precio, pero en lugar del recuadro de cantidad muestra la etiqueta «Solo consulta».
Sirve para tres situaciones muy reales: temporada agotada que volverá, producto que solo se sirve bajo encargo, y género que quieres que el cliente conozca aunque el pedido se hable por teléfono. Es mejor que esconderlo, porque el cliente sigue viendo que lo trabajas.
Marcando «Aconsejado» el artículo sale siempre el primero en los bloques de utilidades y en el carro. Es tu manera de empujar lo que te interesa mover —lo que va sobrado, lo de temporada, la novedad— sin banners ni publicidad. El cliente no percibe que le estás vendiendo: simplemente lo ve antes.
No hay que ir ficha por ficha. Desde el listado de artículos puedes seleccionar muchos de golpe y aplicar Marcar visible, Quitar del portal, Marcar como aconsejado o Quitar aconsejado. Es la forma de publicar un catálogo entero en un rato.
El cliente filtra por tres criterios —categoría, color y temporada— y los tres funcionan igual: defines un catálogo de valores y luego asignas a cada artículo los que le tocan. Se gestionan en Administración → Segmentaciones web, y desde la propia ficha del artículo hay un enlace para crear el valor que falte sin perder lo que estabas haciendo.
Consejo de arranque: empieza con pocas categorías y claras. Es mejor tener diez que el cliente entiende que cuarenta que le obligan a pensar. Siempre puedes añadir después, y de hecho las irás afinando al ver por dónde busca la gente.
Esta es la parte que más se usa y la que más confunde si no se explica. Un mismo artículo encaja a menudo en más de un sitio: una poinsettia es TEMPORADA y también PLANTA DE NAVIDAD; una alocasia es VERDE, GRANDE y PLANTA DE INTERIOR.
Obligar a elegir una sola sería un problema real: quien busca por «temporada» no encontraría la poinsettia si la clasificaste en «navidad». Por eso la ficha del artículo tiene seis casillas de categoría:
| Casilla | Para qué sirve |
|---|---|
| Categoría web | La principal. Conviene rellenarla siempre; es la que se entiende como «dónde vive» ese artículo. |
| Categoría web 2 … 6 | Las adicionales, para los demás sitios donde también encaja. |
Cuando el cliente filtra por una categoría, el artículo aparece si coincide cualquiera de las seis. Da igual en qué casilla lo pusieras: para el filtro no hay orden de prioridad.
Color y temporada admiten un solo valor cada uno. Si algún día hace falta lo mismo, se amplía igual que se ha hecho con las categorías.
Cada cliente ve su precio, el que le corresponde por su tarifa. No existe una lista pública ni un precio genérico, y esto es justo lo que convierte el portal en algo usable por un mayorista.
Revisa que los clientes tengan tarifa antes de mandar enlaces. Un cliente sin tarifa no ve precios a cero: ve los del nivel 1. El fallo es más silencioso y por eso más peligroso, porque no da error: simplemente ese cliente está viendo precios que no son los suyos y nadie se entera hasta que llega la queja.
Como el carro puede estar montado durante semanas, existe un riesgo evidente: que el cliente monte la lista con los precios de marzo y la envíe en mayo. El portal lo resuelve recalculando los precios en el momento de cerrar el pedido. Lo que llega a tu ERP lleva siempre la tarifa de hoy, nunca una caducada.
Conviene decírselo al cliente, porque si no puede extrañarle ver un importe distinto al que recordaba.
Ventas → Carros web abiertos. Los carros que tus clientes tienen montados y todavía no han enviado.
Es información comercial de primera y suele pasar desapercibida: sabes qué está mirando cada cliente antes de que te lo pida. Si ves un carro parado tres semanas con género de temporada, ahí tienes una llamada que hacer.
Cada pedido enviado aparece como un pedido de cliente normal, con la observación «pedido recogido desde el portal web, pendiente de revisar y confirmar» y la referencia del carro del que salió. A partir de ahí sigue tu circuito de siempre: albarán, factura y cobro.
Administración → Enlaces de portal web. Cada enlace guarda su descripción, cuándo se usó por última vez y cuántos pedidos lleva hechos. Sirve para ver quién lo está usando de verdad y a quién hay que animar.
Además, al entrar un pedido se manda un correo a la empresa y otro al cliente —cada uno si tiene dirección configurada— con el número de pedido y el resumen de líneas. Así nadie tiene que estar mirando la pantalla.
A partir de aquí, el manual está escrito para el cliente que va a pedir. Se puede imprimir o enviar tal cual.
Vas a poder hacerte tú mismo el pedido, desde el móvil o el ordenador, a la hora que te vaya bien. Verás el catálogo con fotos y con tus precios. No hay que registrarse, no hay que recordar ninguna contraseña y no se paga nada por aquí: el pedido llega a tu proveedor igual que si se lo hubieras dictado por teléfono.
Abre el enlace que te hemos mandado. Ya está.
Ese enlace es tuyo y te sirve siempre, así que guárdalo: en favoritos del navegador o, mejor todavía, añadiéndolo a la pantalla de inicio del móvil para tenerlo a mano como si fuera una aplicación.
Si en tu empresa hay varias personas que piden, cada una tendrá su propio enlace. No os estorbáis: cada enlace lleva su propia lista.
Tienes tres maneras, y se combinan entre sí:
Un mismo artículo puede aparecer en varias categorías —una poinsettia está en «temporada» y también en «navidad»—, así que no te preocupes por adivinar dónde lo colocaron: búscalo por donde te salga natural.
Funciona igual en el móvil que en el ordenador. Mucha gente lo usa andando por su propio almacén, mirando qué le falta.
Esto es lo que más lo diferencia de comprar en una tienda de internet, y si lo aprovechas te cambia la forma de trabajar.
La forma de usarlo que mejor funciona: no te sientes a hacer el pedido entero de una vez. Ve apuntando durante la semana, en el momento en que ves que se te acaba algo. Cuando toque pedir, repasas la lista, ajustas cantidades y envías. Se pide mejor y se olvidan menos cosas, porque apuntas cuando lo tienes delante y no cuando intentas acordarte.
Y como el carro puede estar montado mucho tiempo, los precios se actualizan solos al enviarlo. Si algo cambió de precio desde que lo apuntaste, el pedido sale con el precio correcto del día.
Es el atajo para no ir buscando artículo por artículo, y es lo que hace que pedir sea cuestión de minutos. Tiene cuatro cosas, y cada una sirve para un momento distinto.
Lo que tú has comprado, empezando por lo más reciente. De cada artículo ves cuándo fue la última vez, cuánto te llevaste y cuántos días han pasado.
Es la forma rápida de hacer el pedido habitual: bajas por tu propia lista y vas poniendo cantidades. Y ese «hace 12 días» es justo lo que necesitas si trabajas por reposición: te dice de un vistazo qué te toca reponer sin tener que mirar albaranes viejos.
Lo que se está moviendo estos días en el almacén de tu proveedor, mirando las últimas ventas a todos los clientes.
Sirve para enterarte de lo que hay de temporada sin recorrerte el catálogo entero. Si algo está saliendo mucho, es que está en su momento.
Lo que otros clientes están pidiendo hoy y ayer, ordenado por número de clientes que lo llevan, con las unidades que se están moviendo.
La ventana de dos días es a propósito: lo que ves es lo que se mueve ahora, no lo del mes pasado. Y nunca se dice quién ha pedido qué: solo cuántos. Es la manera de ver qué se está llevando la gente esta semana y no enterarte cuando ya no queda.
Tu lista actual de un vistazo, sin salir de donde estabas mirando. Desde ahí mismo puedes ajustar cantidades.
En los cuatro bloques, lo que tu proveedor tiene marcado como aconsejado aparece siempre arriba del todo. Suele ser lo que más le interesa mover: género de temporada, novedades o cosas que van sobradas. Y si algún artículo aparece con la etiqueta «Solo consulta», es que ahora mismo no se puede pedir por aquí: pregunta por él.
Puedes escribir dos tipos de nota, y las dos llegan tal cual a quien te prepara el pedido:
Úsalos con confianza: es exactamente la información que antes dabas por teléfono y que se perdía por el camino.
Cuando la lista ya está como quieres, pulsas Enviar pedido. Esto es lo que ocurre, por orden:
Enviar el pedido no es una compra cerrada. Es tu lista, que llega a tu proveedor para que la prepare. Él te confirmará qué puede servir y cuándo, igual que cuando se lo pedías por teléfono. Aquí no se paga nada ni te comprometes a nada, y el importe que has visto es orientativo: puede variar si el pedido lleva embalajes o portes.
No pasa nada. Empiezas otra lista en el carro nuevo y la envías cuando la tengas. No hay límite de pedidos ni penalización por mandar dos seguidos. Si es algo urgente que debería ir con el pedido que acabas de enviar, avisa a tu proveedor como siempre y él lo junta.
Mientras no hayas enviado, cámbialo y ya está. Si ya lo enviaste, díselo a tu proveedor: el pedido todavía no está preparado y lo corrige sin problema.
No. El enlace es tu acceso. Guárdalo y entra directo.
Sí. Son los de tu tarifa, no una lista general, y llevan aplicados tus descuentos si los tienes pactados. Se muestran sin IVA, indicando el tipo que se sumará.
No. Cada enlace ve su propio carro y sus propios precios. En «lo que compran los demás» solo se ve cuántos clientes están pidiendo un artículo, nunca quiénes ni a qué precio.
No. Se guarda sola y sigue ahí cuando vuelvas, aunque pasen semanas.
No necesariamente. El catálogo enseña lo que tu proveedor trabaja; la disponibilidad te la confirma él al preparar el pedido. Por eso el pedido no es una compra cerrada.
Claro. Esto no sustituye nada: es una comodidad más. Mucha gente acaba usando el portal para el pedido normal y el teléfono para lo urgente.
Para quien administra. En este orden, porque cada paso se apoya en el anterior:
El carro es un presupuesto de cliente en borrador marcado con numero2 = 'WEB' y asociado al enlace que lo abrió —no al cliente, que es lo que permite que varias personas de la misma empresa pidan por separado—. Al enviarlo, ese presupuesto pasa a 'WEB-OK' y se genera el pedido: el carro «se vacía» sin que se pierda el rastro de nada, y el pedido queda referenciado al presupuesto del que salió.
| Campo | Qué guarda |
|---|---|
| weberp_web | Visible en el portal |
| weberp_pedible | Se puede añadir al carro |
| weberp_aconsejado | Sale el primero en los listados |
| weberp_categoria y weberp_categoria1..5 | Categorías: la principal y cinco más |
| weberp_color · weberp_temporada | Color y temporada |
| weberp_texto | Texto libre que se muestra en el portal |
Con Fitoware instalado se usan sus tarifas por nivel (T1..T9 → Precio 1..9) con tramos por cantidad y descuento por familia. Sin Fitoware el módulo aplica el tarifario estándar de FacturaScripts sobre el precio de la variante, que es exactamente como tarifa el ERP en una venta normal: el portal funciona igual en una instalación sin Fitoware.
Dicho claro, para que nadie prometa de más: